Estándares y guías para la digitalización

Accesibilidad digital

Guía 1: Creación de PDF accesibles

En el mundo digital, el tema de la accesibilidad está adquiriendo cada vez más importancia. Esto también se aplica a la creación de documentos PDF. El objetivo: hacer que la información virtual esté disponible para la mayor cantidad de personas posible y garantizar que las personas con discapacidad también puedan acceder a contenidos digitales.

Una forma de garantizar que las personas con discapacidad puedan acceder a contenidos en Internet es el subestándar PDF/UA para documentos PDF accesibles, que se ha convertido en un componente importante de la creación de documentos accesibles en los últimos años.


¿Qué es un PDF accesible?

Un documento PDF accesible es un documento que todas las personas pueden percibir, comprender y utilizar. "Todas las personas" incluye:

  • Las personas con alguna discapacidad visual, auditiva, motriz, cognitiva, del lenguaje o del aprendizaje, o derivaba de la edad.
  • Las personas con alguna limitación temporal derivada, por ejemplo, de una enfermedad, de su contexto de acceso, de su nivel de estudios, de sus competencias digitales o de su conocimiento del idioma del documento.

Tipos y versiones de PDF

El formato PDF (Porta ble Document Format) fue desarrollado por Adobe a comienzos de los años 90. En 2008, la versión PDF 1.7 se convirtió en un estándar formal y abierto publicado por la ISO (Organización Internacional de Estandarización).

La última versión es la versión PDF 2.0 (ISO 32000-2:2020) La primera versión PDF que admitía opciones de accesibilidad fue la versión PDF 1.4 de 2001 (compatible con Adobe Acrobat 5 y posterior) con la inclusión de las etiquetas, que se mejoraron en la versión PDF 1.5 de 2003 (compatible con Adobe Acrobat 6 y posterior).

Ten en cuenta que cada versión del software disponible para visualizar, modificar o crear archivos PDF, podrá visualizar o generar determinadas versiones de PDF.

En consecuencia, si distribuyes un PDF 2.0, las personas que tengan, por ejemplo, Adobe Acrobat XI, no podrán abrirlo.


Tipos de PDF

Según el programa desde el que guardas o exportas a PDF, también puedes tener la posibilidad de hacerlo como un PDF/X, PDF/A o PDF/E.

Existen diferentes tipos de PDF, es decir, diferentes subestándares especializados de PDF para funciones y sectores específicos:

  • PDF/X (ISO 15930) y su variante PDFNT (ISO 16612), para facilitar el intercambio de documentos con la imprenta.
  • PDF/E (ISO 24517), para facilitar el intercambio de documentación técnica y de ingeniería.
  • PDF/H, para facilitar el intercambio de documentación en la industria médica.

PDF/A

UN PDFIA no es un PDF accesible.

El estándar PDF/A está pensado para el almacenamiento del PDF a largo plazo, de modo que pueda ser reproducido con exactitud en el futuro. Para ello, toda la información debe estar incrustada en el documento (por ejemplo, las fuentes o las imágenes); y no debe incluir audio, vídeo, javascript o cifrado.

Existen cuatro versiones de PDF/A:

  • PDF/A1: basada en PDF 1.4 (Acrobat 5) y que, por tanto, tendrá problemas con las transparencias, ya que estas se admiten desde la versión PDF 1.5.
  • PDF/ A2 y PDF/ A3: basadas en PDF 1. 7 (Acrobat 8).
  • PDF/A4: basada en PDF 2.0 (Acrobat DC)

Cada versión de PDF/A tiene diversos niveles de conformidad:

  • "b" (básico): PDF/A-1 b, PDF/A-2b, PDF/A-3b. El PDF debe ser autocontenido, es decir, debe tener incrustadas las fuentes, las imágenes o la información del color. No se puede incluir audio, vídeo, javascript o cifrado.
  • "u" (unicode): PDF/A-2u, PDF/A-3u. Además de los requisitos básicos, requiere la correspondencia de todos los caracteres utilizados con caracteres Unicode, que también es un requisito de accesibilidad.
  • "a" (avanzado): PDF/A-1a, PDF/A-2a, PDF/A-3a. Implica satisfacer todos los requisitos de la norma. Además de los requisitos del nivel "b" y "u", el documento tiene que estar etiquetado, que es la base de la accesibilidad de un documento PDF.

El estándar PDF/A4 es bastante diferente. Relaja algunas restricciones, por ejemplo, ya admite campos de formulario y javascript, con ciertas reglas. Además, los requisitos asociados con la representación de la estructura lógica se han reemplazado por la recomendación de seguir el estándar de accesibilidad PDF/UA, del que hablaremos a continuación. También elimina los tres niveles de conformidad e introduce perfiles funcionales como PDF/A-4f o PDF/A-


PDF/UA

Un PDFIUA sí es un PDF accesible. PDF/UA es un tipo especial de clasificación para documentos PDF accesibles para personas con discapacidad. La abreviatura significa "Accesibilidad Universal".

Si un PDF tiene dicha etiqueta, significa que cumple con ciertos requisitos para garantizar la accesibilidad, además se usa de forma genérica para hablar del estándar de accesibilidad en PDFs, sin precisar la versión. Si quieres saber un poco más sobre la historia de PDF/UA puede revisar este enlace Historia de PDF/UA.


¿Qué significa esto en la práctica?

Supongamos que tiene un documento PDF que contiene diversos contenidos, como texto, imágenes y tablas. Un PDF con la marca UA garantiza que este contenido pueda ser reconocido e interpretado correctamente por ayudas para personas con discapacidad. Por ejemplo, los lectores de pantalla que convierten texto en palabras habladas pueden comprender y leer mejor un archivo PDF con una etiqueta PDF/UA.

El marcado PDF/UA también garantiza que el documento PDF esté estructurado de una manera que facilite la comprensión del contenido. Incluye cosas como el uso de títulos, texto alternativo para imágenes, descripciones de tablas y un orden de lectura claro. Esto permite que las personas con discapacidad visual u otras limitaciones comprendan y accedan al contenido del PDF.

Por lo tanto, la marca PDF/UA puede entenderse como una especie de "certificado" para archivos PDF accesibles. Garantiza que la información sea accesible para todos, independientemente de sus capacidades y habilidades.

Importante: No existe la opción de guardar un PDF como un PDFIUA, tal y como ocurre con el resto de los estándares PDF, porque muchas de las acciones y comprobaciones para convertir un PDF en un PDF accesible no pueden realizarse de forma automática. Lo que puede exigirse es que un PDF sea conforme con el estándar PDFIUA.


La familia de normas ISO 14289 (PDF/UA) consta de:

  • PDF/UA-2 (ISO 14289-2:2024): Especifica cómo utilizar el formato de documento portátil (PDF) especificado en ISO 32000 - 2 para construir documentos digitales accesibles utilizando la tecnología PDF. Está basado en los principios de WCAG 2.X (independiente de la subversión: 2.0, 2.1, 2.2). Busca cerrar brechas que había dejado PDF/UA-1.
  • PDF/UA-1 (ISO 14289-1 :2014): Especifica el uso de la norma ISO 32000-1 :2008 para producir documentos electrónicos accesibles. Reglas básicas para que el PDF fuera legible y navegable por personas con discapacidad. No estaba alineado a versiones posteriores de WCAG.
  • PDF/UA-1 (ISO 14289-1:2012): La especificación PDF/UA original publicada en 2012 ya no está disponible (retirada).

WCAG y PDF/UA-2

Las WCAG (Pautas de Accesibilidad al Contenido Web) son directrices desarrolladas para crear contenido web accesible. Constan de 87 criterios específicos y medibles con designaciones explícitas de aprobado/reprobado para guiar a los autores en la creación de contenido accesible. En Perú adoptamos las WCAG a través del Lineamiento para el diseño y desarrollo de servicios o plataformas digitales accesibles.

PDF/UA-2 (PDF/Universal Accessibility-2) son los estándares técnicos para la creación de documentos PDF accesibles. También conocidos como ISO 14289-2:2024, se publicaron en 2024 y se basan en los principios generales del estándar PDF, así como en los principios de WCAG versión 2.X. Son deliberadamente agnósticos, de ahí la letra X. Cuando se dice que los estándares PDF/UA-2 son "agnósticos" quiere decir que no dependen de una versión específica de las WCAG (Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web). está diseñado para seguir siendo válido, aunque cambien o actualicen.

Las exigencias del estándar PDF/UA son equivalentes a las del estándar internacional WCAG. Ambos están aprobados y publicados por la ISO (Organización Internacional de Normalización). Su objetivo general es el mismo: crear una experiencia de usuario accesible.


Recursos técnicos

WCAG y PDF/UA se complementan. Al usarse conjuntamente, producen el documento PDF más accesible.

Técnicas para PDF accesibles (PDF /UA)

Cada técnica PDF incluye tanto ejemplos de aplicación correcta como ejemplos de errores, divididos en 5 fundamentos.

Técnicas PDF accesibles (WCAG)

Estas técnicas son informativas y ofrecen orientación. No son normativas, es decir, no establecen requisitos para el cumplimiento de las WCAG.

Cada técnica contiene ejemplos de aplicación en los diversos documentos electrónicos: Microsoft Word, OpenOffice y Adobe Acrobat DC Pro.


Herramientas para PDF accesibles

A continuación, encontrarás diversas herramientas gratuitas, de código abierto y comerciales que te permitirán desarrollar y verificar la accesibilidad de documentos PDF.