Estándares y guías para la digitalización

Guía para la habilitación y gestión de la Plataforma de Transparencia y Acceso a Información Pública

Gestión interna de la Plataforma de Transparencia y Acceso a Información Pública

Las siguientes indicaciones están dirigidas a los FRAI (funcionarios responsables de acceso a información) y revisores de las áreas poseedoras, quienes se encuentran en Facilita como usuarios colaboradores.

1. Ingresar a la herramienta

Una vez que los funcionarios colaboradores (FRAI y Revisores de área poseedora) han sido asignados para un trámite determinado (en este caso, Acceso a la información pública), ingresarán cada uno a la bandeja de atención general, donde podrá ver el listado de las solicitudes recibidas.

2. Dar trámite a la solicitud

Para buscar en la bandeja de solicitudes, puedes apoyarte en los filtros de búsqueda situados al lado izquierdo de la página si es que quieres ubicar una respuesta que no se muestra en la página principal.

Cada persona encargada de la gestión del trámite podrá ver las solicitudes que le llegan según el perfil que se le haya asignado en la habilitación de la gestión de trámite. Asimismo, cada tarea que podrán realizar dependerá de esto.

Para poder gestionar cada solicitud ingresada, solo haz clic en la flecha que se muestra al lado derecho de cada caja de respuesta.

3. Atender la solicitud del ciudadano

Al ingresar a cada solicitud recibida, el usuario FRAI podrá ver los datos brindados por el ciudadano solicitante y el detalle de la información que requiere acceder.

Al tener conocimiento del tipo de información que el ciudadano solicita acceder, el usuario FRAI realizará las tareas que corresponden según la solicitud recibida: derivar, pedir subsanación, informar prórroga, o comunicar que no es información pública.

Lo que continúa es el proceso de búsqueda de la información por parte de las áreas internas de la entidad. Los revisores de cada área poseedora pueden, si lo requieren, pedir subsanación al FRAI en casos de que soliciten mayor información al ciudadano.

4. Responder al ciudadano con la documentación solicitada

Luego de que el ciudadano subsane la información y que el revisor del área poseedora obtenga finalmente la información solicitada, este último derivará la información al usuario FRAI a través de la opción “Atender pedido”.

Finalmente, el FRAI abre la opción “Respuesta final” que muestra una caja de texto para que escriba la respuesta al ciudadano y una opción para adjuntar los documentos con la información solicitada.

Envío y seguimiento de solicitud

El ciudadano, por su lado, visualizará una pantalla (imagen 01) que indica que su solicitud ha sido registrada con éxito; además de su código de solicitud, nombre del solicitante, fecha de envío, enlace para hacer seguimiento a la solicitud y un aviso sobre los plazos de atención que durará el proceso. Esta información también la recibirá en su correo electrónico (imagen 02 y 03).

(imagen 01)

(imagen 02)

(imagen 03)

Al ingresar, el ciudadano verá el historial de avance de su trámite (imagen 04). Entre los estados que se muestran, están: recibido, derivado, observado (en caso de pedirse una subsanación), en revisión y atendido (imagen 05).

(imagen 04)

(imagen 05)

Ten en cuenta que cada cambio de estado será notificado al ciudadano a través de su correo electrónico (imagen 06) y por mensaje de texto - SMS (imagen 07).

(imagen 06)

(imagen 07)