Sistematización y análisis de la información

Analizar la información

El proceso de análisis te permite lograr un entendimiento profundo del problema de investigación. Mediante el análisis se va más allá de la descripción de lo directamente observado y conocido durante el trabajo de campo. En estas sesiones, el equipo encuentra relaciones o conexiones entre la información recogida durante el trabajo de campo para entender de manera amplia un problema con sus diversas aristas. Analizar es trabajar sobre la información para construir ideas significativas acerca de las necesidades, percepciones y expectativas de las personas y las organizaciones que se relacionan con el Estado.

Antes de iniciar el proceso de análisis, estos son los principios para el manejo ético de la información que todos los participantes deben seguir:

• Protección de los personales: el manejo de datos de los usuarios (anonimización) y el respeto a los compromisos acordados durante la investigación (confidencialidad) debe garantizarse.
• Prejuicios: la información producida debe reflejar la intencionalidad y los puntos de vista de los actores abordados durante las actividades de investigación y no los del equipo de investigación.
• Atención a la diversidad e inclusión: en un país con una población étnicamente diversa y con tantas personas en situación de vulnerabilidad es especialmente importante respetar y hacer valer el punto de vista de estos actores.
• Empatía: es importante ser empático con la situación de las personas involucradas en la investigación, por lo que hay que ser claro para expresar realmente la necesidad de estas sin ser condescendientes.

Planificación

Es importante planificar las sesiones de análisis con la misma atención brindada para preparar la investigación y las sesiones de sistematización, estableciendo pautas de trabajo para realizar las actividades eficientemente.

Como referencia puedes tomar en cuenta las recomendaciones planteadas para las sesiones de sistematización. Adicionalmente:

• Designa un espacio adecuado para las sesiones de análisis y herramientas de soporte que permitan que todos participen de manera activa.
• Cuenta con una herramienta que sirva como tablero (pizarra, papelógrafo, tablero virtual).
• Elige un encargado para dirigir las sesiones de análisis y otro para tomar notas.
• De ser posible, registra en audio y video toda la sesión para volver a ella en caso fuera necesario.
• Que participe todo el equipo de investigación. Es posible incluir nuevos actores, siempre y cuando estos hayan revisado el consolidado de información sistematizada o si es que se realiza una dinámica de inducción durante la sesión de análisis.
• Incluye el punto de vista de las partes interesadas. Al hacer dialogar los hallazgos de la investigación con los puntos de vista de las partes interesadas se pueden reforzar los hallazgos o refutar ideas que no están basadas en evidencia de investigación.

Las actividades propuestas para el análisis de información son:

1. Capturar observaciones.
2. Crear agrupaciones lógicas.
3. Definir e identificar las necesidades de los usuarios.

Técnicas y recursos

Capturar observaciones

Esta dinámica sirve para conocer las principales observaciones e impresiones de los participantes acerca de la investigación, a la luz de los resultados del trabajo de campo.

Pasos para capturar observaciones de manera presencial:

1. Prepara el espacio de trabajo.
2. Reparte materiales de trabajo (plumones, lapiceros, notas adhesivas).
3. Pide a los participantes que escriban en las notas adhesivas todas las cosas interesantes o relevantes que descubrieron en la investigación. Una nota para cada idea. Asigna 10 minutos para esta tarea.
4. Si son pocos participantes en la reunión, opta por que cada participante lea en voz alta cada una de sus notas antes de pegarlas en el tablero. En caso sean muchos participantes o no se disponga del tiempo suficiente, pueden pegar las notas en el tablero y pasar directamente a la actividad de creación de agrupaciones lógicas.

Pasos para capturar observaciones de manera virtual:

1. Coordina con los participantes para que todos puedan estar conectados en una llamada. Es importante que el encargado de la actividad tenga la capacidad de ordenar las intervenciones de los participantes.
2. Crea un documento que servirá de tablero. Emplea un tablero virtual como el que ofrece Miro o Stickies.io.
3. Asigna 10 minutos para que los participantes anoten todas las cosas relevantes que descubrieron en la investigación. Una nota virtual para cada cosa relevante.

Creación de agrupaciones lógicas

Una vez que dispongas de los datos más relevantes, estos tienen que ser agrupados en un diagrama de afinidad. Se trata de una herramienta para agrupar ideas (notas) que guardan relación entre sí. Un conjunto de notas revela temas importantes a tomarse en cuenta para entender la realidad de los usuarios y plantear soluciones estratégicas a sus problemas.

Pasos para crear agrupaciones lógicas de manera presencial:

1. Invita a los participantes a acercarse al tablero con las notas (si no las han pegado aún, este es el momento). Pídeles que, luego de revisarlas, agrupen aquellas ideas que son similares o se relacionan a un mismo tema.
2. Al terminar de asociar todas las notas es momento de clasificarlas. Solicita la intervención de todos los participantes. Preguntas como “¿están todos de acuerdo con esta agrupación?” o “¿qué título le pondrían a esta agrupación?” son útiles para iniciar el diálogo. El encargado de la actividad debe facilitar la discusión para llegar a consensos. Posteriormente se le asignará un título a los grupos.
3. Una vez que los criterios de clasificación han sido acordados se le asigna un título a cada agrupación. Se recomienda pegar una nota encima de cada una con el título asignado.
4. Al final del proceso, el encargado fotografía y digitaliza la información encontrada. Hazlo en una hoja de cálculo, de tal manera que cada columna corresponda a cada categoría o agrupación, y que en cada fila se pueda registrar cada una de las notas que conforman ese grupo.

Pasos para crear agrupaciones lógicas de manera virtual:

1. Coordina con los participantes para que todos puedan estar conectados en una llamada.
2. Invita a los participantes a acceder al documento en el que se han recopilado los datos para que agrupen colaborativamente las ideas que son similares o se relacionan a un mismo tema.
3. Al terminar de agrupar todas las notas es momento de clasificarlas. Solicita la intervención de todos los participantes. Preguntas como “¿están todos de acuerdo con esta agrupación?” o “¿qué título le pondrían a esta agrupación?” son útiles para iniciar el diálogo. El encargado de la actividad debe facilitar la discusión para llegar a consensos. Posteriormente se le asignará un título a los grupos.
4. Una vez que los criterios de clasificación han sido acordados se le asigna un título a cada agrupación. Se recomienda generar una nota que contenga el título asignado para cada una.
5. Al final del proceso, el encargado deberá digitalizar las agrupaciones en un nuevo documento. Se recomienda hacerlo en una hoja de cálculo, de tal manera que cada columna corresponda a cada categoría o agrupación, y que en cada fila se pueda registrar cada una de las notas que conforman ese grupo.

Tips para definir e identificar la necesidad de un usuario

Las personas y organizaciones utilizan los servicios digitales del Estado para resolver problemas y atender necesidades que se presentan en su vida cotidiana, actividades laborales, empresariales, académicas y políticas. En la mayoría de los casos, estos servicios son indispensables para realizar un trámite o procedimiento con el Estado. Por estos motivos, debes colocar las necesidades de los usuarios al centro de los procesos de análisis y diseño.

Una buena necesidad de usuario se formula como un usuario real la expresaría. Así, se parte de toda la evidencia recogida en el trabajo de campo, por lo que no está basada en prejuicios. La necesidad se redacta pensando en los problemas de los usuarios, más que en las posibles soluciones. Por ejemplo, es más valiosa una necesidad expresada así: “necesito ser notificado por el Estado antes de que venza mi documentación”, en vez de: “necesito que el Estado me dé una llamada por Whatsapp para renovar mi DNI”).

Las necesidades usualmente abarcan mucho y, por ello, duran en el tiempo. No obstante, es importante estar atento a los cambios que podrían afectar a los usuarios y seguir investigando para detectar su impacto.

Para identificar las necesidades de los usuarios se parte de sus experiencias, las cuales se han recopilado durante el trabajo de campo. Al observar y preguntar acerca de las experiencias, las percepciones y los requerimientos de los potenciales usuarios cuando quieren resolver un problema o acceder a un servicio; tienes una idea general de cuáles son sus necesidades antes, durante y después de cada paso del proceso.

Una forma efectiva de mapear estas necesidades es reconstruir las experiencias de los usuarios identificando paso a paso cómo interactúan con las instituciones. Para hacerlo, te puedes remitir a las entrevistas, observaciones o grupos focales realizadas durante el trabajo de campo, prestando atención a lo que dicen los informantes sobre sus experiencias interactuando con las entidades y los servicios que ofrecen.

Pauta de trabajo presencial:

1. Entrega materiales de trabajo a cada participante: hojas de papel, papelotes, notas adhesivas, plumones.
2. Invítalos a organizarse en grupos con la misma cantidad de miembros.
3. Designa a un responsable del grupo para registrar la información, a otro para dirigir el debate y un tercero para presentar los resultados.
4. Distribuye equitativamente las fichas de los entrevistados. Cada participante selecciona una ficha de entrevista para trabajar en su grupo. Se recomienda elegir casos significativos de diferentes perfiles, que no sean muy similares entre sí.
5. De manera individual, los participantes reconstruyen paso a paso una experiencia del entrevistado que se relaciona al problema de investigación. Escriben cada paso o acción en una nota o “post-it” y las pegan en su papelote secuencialmente.
6. Cada persona presenta su caso. Al terminar la presentación, los demás miembros escriben en notas qué necesidades han identificado, en primera persona, y las pegan en el papelote. Ejemplo: “necesito pagar mis servicios sin tener que desplazarme tanto”.
7. Cuando cada uno haya presentado su caso, se comparten y discuten las respuestas de todos. Luego se dentifican similitudes y, de ser posible, se sintetizan.
8. Cada grupo presenta los papelógrafos con las necesidades de los usuarios que identificaron. Los participantes opinan acerca de las necesidades presentadas y el grupo integra las modificaciones.
9. Una vez se suman todas las modificaciones, el encargado fotografía y digitaliza la información encontrada. Puede ser en un documento de presentación o PPT para presentar de manera sencilla el perfil de la persona, su caso y las necesidades que tiene.

Pauta de trabajo para sesiones virtuales (trabajo remoto):

1. Coordina con los participantes para que todos se conecten en una llamada. En caso sean muchos y tengan que juntarse en subgrupos, cada uno se conectará a una llamada separada para los momentos de trabajo grupal.
2. Haz que los participantes accedan a un documento de trabajo colaborativo como un software de tablero (Miro o Stickies.io).
3. Invita a los participantes a organizarse en grupos con la misma cantidad de miembros.
4. Designa un responsable del grupo para registrar la información, otro para dirigir el debate y un tercero para presentar los resultados.
5. Distribuye equitativamente las fichas de los entrevistados en formato digital. Cada participante selecciona una ficha de entrevista para trabajar en su grupo. Se recomienda elegir casos significativos de diferentes perfiles, que no sean muy similares entre sí.
6. De manera individual, los participantes reconstruyen paso a paso una experiencia del entrevistado que se relaciona al problema de investigación. Cada paso o acción la escriben en una nota o “post-it” y las colocan en su tablero de trabajo secuencialmente.
7. Cada persona presenta su caso. Al terminar la presentación, los demás miembros escriben en notas qué necesidades han identificado, en primera persona y las suman al tablero. Ejemplo: “necesito pagar mis servicios sin tener que desplazarme tanto”.
8. Cuando cada uno haya presentado su caso, se comparten y discuten las respuestas de todos. Luego se identifican similitudes en los casos, y de ser posible, se sintetizan.
9. Los participantes vuelven a la llamada general. Cada grupo presenta su tablero con las necesidades de los usuarios que identificaron. Cada uno opina acerca de las necesidades presentadas y el grupo integra las modificaciones.
10. Una vez se suman todas las modificaciones, el encargado agrupa los resultados en un documento de presentación o PPT para que se pueda presentar de manera sencilla el perfil de la persona, su caso y las necesidades que tiene.