Sistematización y análisis de la información

Analizar la información

El proceso de análisis nos permite lograr un entendimiento profundo de nuestro problema de investigación. El análisis va “más allá” de describir lo que directamente hemos podido observar y conocer durante el trabajo de campo, porque se construye en base a la reflexión colectiva del equipo de investigación sobre el total de la información disponible. Al realizar un análisis estamos utilizando la experiencia y el criterio experto del equipo para convertir mucha información en pequeños “pedazos” que utilizamos para entender el contexto y las necesidades de las personas y las instituciones con las que trabajamos.

Antes de emprender el proceso de análisis, todos los participantes deberán tener en cuenta los siguientes principios para el manejo ético de la información:

  • Protección de los personales: el manejo de datos de los usuarios (anonimización) y el respeto a los compromisos acordados durante la investigación (confidencialidad) debe estar garantizado.
  • Prejuicios: la información producida debe reflejar la intencionalidad y los puntos de vista de los actores que fueron abordados durante las actividades de investigación y no los del equipo de investigación.
  • Atención a la diversidad e inclusión: en un país con una población étnicamente diversa y con tantas personas en situación vulnerabilidad es especialmente importante respetar y hacer valer el punto de vista de estos actores.
  • Empatía: es importante ser empático con la situación de las personas involucradas en la investigación, por lo que hay que ser claro para expresar realmente la necesidad de estas personas sin ser condescendientes.

Planificación

La planificación de las sesiones de análisis es importante, especialmente cuando se trabaja con metodologías ágiles. Es importante establecer límites de tiempo para este trabajo y tratar ser lo más eficiente posible. Las siguientes consideraciones se deben tomar en cuenta para planificar las sesiones de análisis:

  • Designar un espacio adecuado para las sesiones de análisis. Como referencia se pueden tomar en cuenta las recomendaciones planteadas para las sesiones de sistematización. En este caso particular es muy importante contar con una herramienta que sirva como tablero (pizarra, pared, papelógrafo).
  • Elegir un encargado para dirigir las sesiones de análisis y otro encargado para tomar notas.
  • De ser posible, registrar en audio y video toda la sesión para volver a ella en caso fuera necesario.
  • Que participe todo el equipo de investigación. Es posible incluir nuevos actores, siempre y cuando estos hayan revisado el consolidado de información sistematizada o si es que se realiza una dinámica de inducción durante la sesión de análisis.
  • Incluir el punto de vista de las partes interesadas: al hacer dialogar los hallazgos de la investigación con los puntos de vista de las partes interesadas se puede reforzar los hallazgos o refutar ideas que no están basadas en evidencia de investigación.

Las actividades propuestas para el análisis de información son:

  1. Capturar observaciones.
  2. Creación de agrupaciones lógicas.
  3. Definir e identificar las necesidades de los usuarios.

Técnicas y recursos

Capturar observaciones

Esta dinámica sirve para obtener las principales observaciones de los participantes acerca de la investigación, a la luz de los resultados del trabajo de campo.

Estos son los pasos para capturar observaciones de manera presencial:

  1. Preparar el espacio de trabajo.
  2. Repartir materiales de trabajo (plumones, lapiceros, notas adhesivas).
  3. Pídele a los participantes que escriban en las notas adhesivas todas las cosas interesantes o relevantes que descubrieron en la investigación. Una nota para cada idea. Asignar 10 minutos para esta tarea.
  4. En caso sean pocos participantes en la reunión, se puede optar por que cada participante lea en voz alta cada una de sus notas antes de pegarlas en el tablero. En caso sean muchos participantes o no se disponga del tiempo suficiente, los participantes pueden pegar las notas en el tablero y pasar directamente a la actividad de creación de agrupaciones lógicas.

Estos son los pasos para capturar observaciones de manera virtual:

  1. Coordinar con los participantes para que todos puedan estar conectados en una llamada. Es importante que el encargado de la actividad tenga la capacidad de ordenar las intervenciones de los participantes.
  2. Crear un documento que servirá de tablero. Se recomienda utilizar un tablero virtual como el que ofrece Stickies.io o Trello.
  3. Asignar 10 minutos para que los participantes anoten todas las cosas relevantes que descubrieron en la investigación. Una nota virtual para cada cosa relevante.

Creación de agrupaciones lógicas

Una vez que dispongamos de los datos más relevantes, estos tienen que ser agrupados en un diagrama de afinidad. Un diagrama de afinidad es una herramienta para agrupar ideas (notas) que guardan relación entre sí. Una agrupación de notas revela temas importantes que deben tomarse en cuenta para entender la realidad de los usuarios y plantear soluciones estratégicas a sus problemas.

Estos son los pasos para crear agrupaciones lógicas de manera presencial:

  1. Invitar a los participantes a acercarse al tablero con las notas (si no las han pegado aún, este es el momento). Pedir a los participantes que, luego de revisar las notas, agrupen aquellas ideas que son similares o se relacionan a un mismo tema.
  2. Luego de haber terminado de agrupar todas las notas es momento de clasificarlas. Para esto se solicita la intervención de todos los participantes. Preguntas como “¿están todos de acuerdo con esta agrupación?” o “qué título le pondrían a esta agrupación?” son útiles para iniciar el diálogo. El encargado de la actividad deberá facilitar la discusión de tal manera que se pueda llegar a consensos. Posteriormente se le asignará un título a las agrupaciones.
  3. Una vez que los criterios de clasificación han sido acordados se le asigna un título a las agrupaciones.
  4. Al final del proceso, el encargado deberá de fotografiar y luego digitalizar la información encontrada. Se recomienda hacer esto en una hoja de cálculo, de tal manera que cada columna corresponde a cada categoría o agrupación, y que en cada fila se pueda registrar cada una de las notas que conforman ese grupo.

Estos son los pasos para crear agrupaciones lógicas de manera virtual:

  1. Coordinar con los participantes para que todos puedan estar conectados en una llamada.
  2. Invitar a los participantes a acceder al documento en el que cual se han recopilados los datos para que vayan agrupando colaborativamente aquellas ideas que son similares o se relacionan a un mismo tema.
  3. Luego de haber terminado de agrupar todas las notas es momento de clasificarlas. Para esto se solicita la intervención de todos los participantes. Preguntas como “¿están todos de acuerdo con esta agrupación?” o “¿qué título le pondrían a esta agrupación?” son útiles para iniciar el diálogo. El encargado de la actividad deberá facilitar la discusión de tal manera que se pueda llegar a consensos.
  4. Una vez que los criterios de clasificación han sido acordados se le asigna un título a las agrupaciones.
  5. Al final del proceso, el encargado deberá de fotografiar y luego digitalizar la información encontrada. Se recomienda hacer esto en una hoja de cálculo, de tal manera que cada columna corresponde a cada agrupación, y que en cada fila se pueda registrar cada una de las notas que conforman ese grupo.

¿Cómo definir e identificar la necesidad de un usuario?

Una vez que tengamos una idea clara acerca del funcionamiento de los procesos y las percepciones de los diversos actores, es importante volver a centrarnos en los usuarios. De la dinámica anterior hemos obtenido agrupaciones lógicas, o ejes temáticos que ahora nos ayudarán a entender su experiencia.

Se sugiere la siguiente pauta de trabajo presencial:

  1. Entregar materiales de trabajo a cada participante: papel, notas adhesivas, plumones.
  2. Invitar a los participantes a organizarse en grupos con la misma cantidad de miembros.
  3. Designar un responsable del grupo para registrar la información, otro para dirigir el debate y otro para presentar los resultados.
  4. Repartir los ejes temáticos y/o agrupaciones lógicas entre los grupos.
  5. De manera individual responder a las pregunta: ¿qué necesidades de los usuarios guardan relación con este tema? Crear una nota para cada necesidad.
  6. Después de llenar individualmente las notas, en grupo se comparten y discuten las respuestas de todos. Se procede a sintetizar las ideas presentadas y se redactan en papelógrafos como una necesidad, en primera persona. Ejemplo: “necesito pagar mis servicios sin tener que desplazarme tanto”.
  7. Cada grupo presenta los papelógrafos con las necesidades de los usuarios que identificaron. Los participantes opinan acerca de las necesidades presentadas y el grupo integra las modificaciones.

Una buena necesidad de usuario debe estar formulada como un usuario real la expresaría. Esta formulación parte de toda la evidencia que se recoge en el trabajo de campo, por lo que no está basada en prejuicios. Es importante que la necesidad se redacte pensando en los problemas de los usuarios, más que en las posibles soluciones (por ejemplo, es más valioso “necesito ser notificado por el Estado de antemano antes de ser multado”, en vez de “necesito que el Estado me dé una llamada antes de ser multado”).

Las necesidades de usuario usualmente son bastante abarcantes y por ello duran en el tiempo. No obstante, es importante estar atento a los cambios que podrían afectar a nuestros usuarios y seguir investigando para detectar su impacto.

Importante

Los ciudadanos y las empresas en el país utilizan servicios del gobierno para poder cumplir con objetivos específicos (votar, pagar impuestos, sacar una licencia). En el Estado usualmente las necesidades están asociadas a estos objetivos, pero no pierdas de vista las necesidades que pueden surgir por problemas socioeconómicos, culturales, lingüísticos o geográficos. Es precisamente con investigación que se puede evidenciar oportunidades para no solamente desarrollar el proyecto que se proyectaba inicialmente, sino que se pueden redirigir o ampliar los esfuerzos a atacar un problema que no se tenía en consideración previamente.