Estándares y guías para la digitalización

Creación de servicios digitales

Sistematización y análisis de la información

Antes de iniciar, revisa la guía para ejecutar la investigación.

Al concluir con el trabajo de campo, el equipo de investigación debe realizar un proceso de sistematización de toda la información obtenida para organizarla y analizarla. Estos procesos deben realizarse con el mismo esfuerzo y dedicación que fueron invertidos en el trabajo de campo; de lo contrario, podría pasarse por alto información útil para crear mejores servicios para los usuarios.

Sistematizar la información

El proceso de sistematización permite organizar la información previamente recogida para facilitar su análisis por parte del equipo de investigación y demás interesados. Es indispensable sistematizar la información porque:

  • Evita pasar por alto información relevante.
  • Facilita el análisis de la información.
  • Facilita la comunicación entre miembros del equipo de investigación y permite la integración de personas al equipo de trabajo.
  • Favorece la transparencia de la investigación.
  • Permite generar consensos entre todas las partes interesadas.

Planificación

La sistematización de la información se produce durante el trabajo de campo y posteriormente en sesiones grupales. Durante la preparación de la investigación, destaca la importancia de la sistematización y la responsabilidad de cada miembro del equipo para registrar y ordenar correctamente su información, así como participar activamente de las sesiones de sistematización.

Planifica estas reuniones grupales inmediatamente después de terminar el trabajo de campo.

Técnicas y recursos


1. Sistematización durante el trabajo de campo

En este momento, el equipo de investigación tiene la tarea de registrar en fichas la información obtenida durante las actividades (entrevistas, mesas de trabajo, pruebas con usuarios). Una manera de facilitar el proceso de sistematización y análisis es que, al finalizar cada actividad, todos los participantes realicen una sesión rápida de bajada de información. Sus principales beneficios son:

  • Integrar los puntos de vista e impresiones del equipo de investigación.
  • Evitar que se pierda información relevante que podría ser olvidada posteriormente.
  • Permitir la realización de mejoras al plan de investigación, ajustando instrumentos o integrando nuevas preguntas al estudio.

Para bajar rápidamente la información utilizamos notas. Estas notas son una síntesis -y no una interpretación- de los datos personales del entrevistado, así como de sus opiniones, observaciones y experiencias. Para bajadas de información en modalidad presencial sugerimos utilizar notas adhesivas o post-its; para realizar una bajada de manera virtual se recomienda utilizar hojas de cálculo o tableros virtuales (Trello, Stickies.io).

Proceso de construcción de notas en base a una respuesta:
  • Se lee la respuesta del participante.
  • Se identifican las ideas más importantes de la respuesta.
  • Se registra cada idea en una nota. En una misma respuesta o comentario del entrevistado, frecuentemente, se encuentran dos o más ideas importantes: cada una de esas ideas irá en una nota. Es preferible tener muchas notas con ideas separadas a tener una nota con muchas ideas.

Ejemplo:
  • Se llama Melissa.
  • Es profesora de secundaria.
  • Tiene celular.
  • Usa tecnología.
  • Está insatisfecha con los servicios de salud de su vecindario.
  • No recuerda cuándo fue la última vez que vacunó a su hijo.

Pasos para bajar información de una entrevista:
  1. Cada miembro del equipo de investigación crea individualmente notas para la entrevista.
  2. Cada participante lee las notas que ha generado.
  3. Se agrupan las notas que contienen información similar y se las sintetiza de tal manera que solo nos quedemos con una nota para cada dato o idea.
  4. Se revisan los objetivos de la entrevista y las preguntas planteadas para detectar omisiones. Pueden añadir notas en caso falte información relevante.
  5. Se toma una fotografía al documento de trabajo.
  6. Se pasan las notas consolidadas a una ficha de entrevistado, preferiblemente en formato digital. La ficha puede ser creada un documento de texto (Google Doc o documento de Word) o una hoja de cálculo (Google Sheets u hoja de cálculo de Excel). Se aloja en un directorio (Dropbox, Google Drive, etc.) que permita su consulta por cualquier miembro del equipo. Si no dispones de una conexión a Internet, genera copias de seguridad de los documentos de trabajo. Estos archivos deberán guardarse en un repositorio en línea apenas se tenga la oportunidad.

2. Sesión grupal de sistematización

Estas sesiones sirven para socializar y consolidar los resultados del trabajo de campo. Todos los miembros del equipo participantes en esta fase deben estar presentes en la reunión. De esta manera, podrán preguntar, incorporar sus puntos de vista y aportar en la consolidación de la información.

Es preferible recopilar los resultados del trabajo de campo en una matriz porque:

  • Facilita la consulta de información, al presentarla en una única fuente.
  • Permite manipular y ordenar la información en base a diversos criterios.
  • Permite establecer relaciones entre los datos y los objetivos de investigación.
  • Evita que se pasen por alto datos, por más que parezcan redundantes.
  • Ayuda a identificar datos ausentes o incompletos.

Por lo general, las matrices se generan en hojas de cálculo (Excel, Google Sheets). Para esta tarea se sugiere utilizar software en línea como Dropbox y Google Drive porque:

  • Favorece el trabajo colaborativo y su distribución.
  • Permite gestionar fácilmente los permisos de acceso al documento.
  • Ayuda a que se preserve nuestra información, evitando accidentes.

Es una buena práctica que el responsable de la investigación construya previamente una matriz general. Esta contendrá campos para registrar los datos generales de cada participante y sus respuestas.

Ejemplo de matriz:

Posteriormente, se solicita la opinión del equipo de investigación acerca de la matriz para introducir mejoras.

Las sesiones se llevan a cabo en un espacio que cumpla con las siguientes características:

  • Accesible y cómodo para los participantes.
  • Privado y sin interrupciones que los distraigan.
  • Distribuido de manera que todos los participantes pueden verse y oírse con facilidad.
  • Permite realizar exposiciones y presentaciones.
  • Cuenta con soporte multimedia y conectividad adecuada (en la medida de lo posible).
  • Cuenta con estaciones para el trabajo individual y el trabajo grupal.

La duración total de las sesiones de sistematización dependerá de la cantidad de información recopilada durante el trabajo de campo. Plantea estimados en base al tiempo que se le destinará a cada actividad revisada. Por ejemplo, un máximo de cinco minutos para presentar cada entrevista y responder a las preguntas de los participantes acerca de la misma.

Es importante tener un estricto control del tiempo de las sesiones. La mayoría de participantes tiene otras tareas que cumplir, por lo que se debe ser puntual y respetar las pautas para lograr los objetivos planteados.

Recomendaciones para dirigir una sesión de sistematización grupal:

  1. Se establece un encargado de dirigir la dinámica y otro para llenar la matriz.
  2. Cada participante presenta un caso (entrevista, reunión, mesa de trabajo, observación) y repasa las notas del mismo al revisar la ficha que corresponde.
  3. Los participantes que hayan colaborado en esa actividad complementan el caso.
  4. El encargado llena la matriz y comparte lo escrito con los demás.
  5. Se pasa al siguiente caso.