Creación de servicios digitales

Sistematización y análisis de la información

Antes de iniciar, revisa la guía para ejecutar la investigación.

Luego de concluir con el trabajo de campo, el equipo de investigación deberá realizar un proceso de sistematización de toda la información obtenida para organizarla y así poder analizarla posteriormente. Es importante que los procesos de sistematización y análisis sean realizados adecuadamente y con el mismo esfuerzo y dedicación que fueron invertidos en el trabajo de campo; de lo contrario, podría pasarse por alto información útil para crear mejores servicios para los usuarios.

Sistematizar la información

El proceso de sistematización permite organizar la información recogida durante el trabajo de campo para facilitar su análisis por parte del equipo de investigación y las partes interesadas. Es indispensable sistematizar la información porque:

  • Evita pasar por alto información relevante.
  • Facilita el análisis de la información.
  • Facilita la comunicación entre miembros del equipo de investigación y permite la integración de personas al equipo de trabajo.
  • Favorece la transparencia de la investigación.
  • Permite generar consensos entre todas las partes interesadas.

Planificación

La sistematización de la información se produce durante el trabajo de campo y posteriormente en sesiones grupales de sistematización. Se recomienda, durante la preparación de la investigación, hacer hincapié en la importancia de la sistematización y en la responsabilidad que tiene cada miembro del equipo de investigación de registrar y ordenar correctamente su información, así como de participar activamente de las sesiones de sistematización.

Las sesiones grupales de sistematización se deben planificar inmediatamente después de terminar el trabajo de campo.

Técnicas y recursos


1. Sistematización durante el trabajo de campo

Durante el trabajo de campo, el equipo de investigación tiene la tarea de registrar en fichas la información obtenida durante las actividades (entrevista, mesa de trabajo, pruebas con usuarios). Para facilitar el proceso de sistematización y análisis se sugiere que al finalizar cada actividad todos los participantes realicen una sesión rápida de bajada de información. Los principales beneficios de realizar una bajada rápida de información en el campo son:

  • Se integran los puntos de vista e impresiones del equipo de investigación.
  • Se evita que se pierda información relevante que podría ser olvidada posteriormente.
  • Permite realizar mejoras al plan de investigación, ajustando instrumentos o integrando nuevas preguntas a la investigación.

Para bajar rápidamente la información utilizamos notas. Estas notas son una síntesis -y no una interpretación- de los datos personales del entrevistado, así como de sus opiniones, observaciones y experiencias. Para bajadas de información en modalidad presencial sugerimos utilizar notas adhesivas o post-its; para realizar una bajada de manera virtual se recomienda utilizar hojas de cálculo o tableros virtuales (Trello, Stickies.io).

Proceso de construcción de notas en base a una respuesta:
  • Se lee la respuesta del participante.
  • Se identifica las ideas más importante de la respuesta.
  • Se registra cada idea en una nota. Sucede frecuentemente que en una misma respuesta o comentario del entrevistado podemos encontrar dos o más ideas importantes: cada una de esas ideas irá en una nota. Siempre es preferible tener muchas notas con ideas separadas a tener una nota con muchas ideas.

Ejemplo:
  • Se llama Melissa.
  • Es profesora de secundaria.
  • Tiene celular.
  • Usa tecnología.
  • Está insatisfecha con los servicios de salud de su vecindario.
  • No recuerda cuándo fue la última vez que vacunó a su hijo.

Para bajar información de una entrevista se recomienda la siguiente pauta:
  1. Cada miembro del equipo de investigación crea individualmente notas para la entrevista.
  2. Cada participante lee las notas que ha generado.
  3. Agrupan las notas que contienen información similar y se las sintetiza de tal manera que solo nos quedemos con una nota para cada dato o idea.
  4. Revisan los objetivos de la entrevista y las preguntas planteadas para detectar omisiones. Pueden añadir notas en caso falte información relevante.
  5. Se toma una fotografía al documento de trabajo.
  6. Se pasa las notas consolidadas a una ficha de entrevistado, preferiblemente en formato digital. La ficha puede ser creada un documento de texto (Google Doc o Documento de Word) o una hoja de cálculo (Google Sheets o Hoja de Cálculo de Excel). Esta ficha debe estar alojada en un directorio (Dropbox, Google Drive, etc.) que permita su consulta por cualquier miembro del equipo. En caso no se disponga una conexión a internet, se recomienda generar copias de seguridad de los documentos de trabajo. Estos archivos deberán ser alojados en un repositorio en línea apenas se tenga la oportunidad.

2. Sesión grupal de sistematización

Las sesiones grupales de sistematización sirven para socializar y consolidar los resultados del trabajo de campo. Es muy importante que todos los miembros del equipo de investigación que hayan participado en el trabajo de campo estén presentes en esta sesión. De esta manera podrán realizar preguntas, incorporar sus puntos de vista y aportar en la consolidación de la información.

Es preferible consolidar los resultados del trabajo de campo en una matriz porque:

  • Facilita la consulta de información, al presentarla en una única fuente.
  • Permite manipular y ordenar la información en base a diversos criterios.
  • Permite establecer relaciones entre los datos y los objetivos de investigación.
  • Evita que se pasen por alto datos, por más que parezcan redundantes.
  • Facilita la identificación de datos ausentes o incompletos.

Por lo general, las matrices se generan en hojas de cálculo (Excel, Google Sheets). Para esta tarea se sugiere utilizar software en línea como Dropbox y Google Drive porque:

  • Facilita el trabajo colaborativo y su distribución.
  • Permite gestionar fácilmente los permisos de acceso al documento.
  • Permite que se preserve nuestra información, evitando accidentes.

Como buena práctica, se recomienda que el responsable de la investigación construya previamente una matriz general. Esta matriz debe contener campos para registrar los datos generales de cada participante y sus respuestas.

Ejemplo de matriz:

Posteriormente, se le solicita al equipo de investigación su opinión acerca de la matriz para introducir mejoras.

Las sesiones se deberán llevar a cabo en un espacio que cumpla con las siguientes características:

  • Accesible y cómodo para los participantes.
  • Privado y sin interrupciones que distraigan a los participantes.
  • Distribuido de tal manera que todos los participantes pueden verse y oírse con facilidad.
  • Permite realizar exposiciones y presentaciones.
  • Cuenta con soporte multimedia y conectividad adecuada (en la medida de lo posible).
  • Cuenta con estaciones para el trabajo individual y el trabajo grupal.

La duración total de las sesiones de sistematización dependerá de la cantidad de información recopilada durante el trabajo de campo, por lo que se sugiere plantear estimados en base al tiempo que se le destinará a cada actividad revisada. En base a la experiencia, sugerimos destinar un máximo de cinco minutos para presentar cada entrevista y responder a las preguntas de los participantes acerca de la misma. Es importante tener un estricto control del tiempo de las sesiones. La mayoría de participantes de estas sesiones tiene otras tareas que cumplir, por lo que hay ser muy puntual y respetar las pautas para lograr los objetivos planteados.

Para dirigir una sesión de sistematización grupal se recomienda la siguiente pauta:

  1. Se establece un encargado encargado de dirigir la dinámica y otro encargado de llenar la matriz.
  2. Cada participante presenta un caso (entrevista, reunión, mesa de trabajo, observación). El participante repasa las notas del caso revisando la ficha que corresponde.
  3. Los participantes que hayan colaborado en esa actividad complementan el caso.
  4. El encargado llena la matriz y comparte lo escrito con los participantes.
  5. Se pasa al siguiente caso.