Formularios simples con plantillas
Recomendaciones
Para aprovechar al máximo las funcionalidades de Facilita Perú y usarla correctamente, sigue las recomendaciones que se presentan en esta guía.
1. Crea tu mesa de partes digital con la plantilla que ofrece la plataforma
Para facilitar la implementación y asegurar el cumplimiento de la normativa vigente, recomendamos usar la plantilla de Mesa de Partes de Facilita Perú en lugar de crear un formulario desde cero. Esta plantilla ya está estructurada con las preguntas necesarias, por lo que es importante respetarlas y no modificarlas.
Al utilizar la plantilla, solo debes actualizar los datos de tu entidad, como el correo electrónico y el teléfono de contacto, sin cambiar el texto descriptivo.
Finalmente, no incluyas horarios de atención, ya que la Mesa de Partes Digital debe estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, durante todo el año. Además, se debe garantizar el inicio de atención de todas las solicitudes dentro de las 24 horas hábiles siguientes a su ingreso
2. Usa las plantillas de registro civil para solicitudes de partidas de nacimiento, matrimonio y defunción
Las plantillas de solicitudes de partidas de nacimiento, matrimonio y defunción han sido diseñadas cumpliendo la normativa vigente, por lo que se recomienda usarlas y no crear un formulario desde cero. Te recomendamos respetar su estructura, así como las preguntas que la formulan, para asegurar que la información sea clara y precisa.
Cada entidad debe aplicar estas plantillas según lo que indica su normativa y los requisitos de su TUPA. No deben añadirse ni omitirse datos respecto a lo que exige la regulación. Además, debes brindar información verídica respecto a los criterios que debe cumplir tu entidad para usar estas plantillas.
Asimismo, recomendamos activar la funcionalidad medios de pago para atender el procedimiento y que los costos aplicados sean los indicados en el TUPA de la entidad.
3. Asegúrate de publicar tu formulario en el paso 4
En el “Paso 4: Vista previa y publicación”, debes realizar el último paso que es publicar tu formulario, haciendo clic en el botón correspondiente y el estado cambiará a “Publicado”. Solo así tu formulario podrá ser visto por la ciudadanía.
4. Despublica los formularios que ya no están vigentes
Se recomienda despublicar un formulario una vez que este haya cumplido su objetivo de uso. De esta manera, evitarás recibir respuestas a tu formulario, las cuales ya no serán atendidas y, además, podrás optimizar tu trabajo al acceder únicamente a los formularios activos. Esto facilitará su seguimiento y gestión a través de los filtros disponibles en la plataforma.
Revisa cómo despublicar un formulario.
5. Despublica los formularios “de prueba” que has creado
Recuerda despublicar un formulario que has creado como prueba para revisar las funcionalidades de la plataforma, ya que este no será publicado y no contiene información de la ciudadanía, por lo que no es necesario tenerlo registrado.
Revisa cómo despublicar un formulario.
6. Completa los textos editables en las plantillas de formularios
Para crear tus formularios de manera más rápida y sencilla, utiliza las plantillas prediseñadas disponibles en la plataforma. Actualmente, encontrarás cuatro plantillas disponibles:
Plantillas de registro civil
Solicitud de soporte técnico
El campo de la descripción de estos formularios contiene partes editables, que debes completar con información de tu entidad. Para ello, debes eliminar el texto que está en corchetes y reemplazarlo por los datos correspondientes.
Ejemplo:
No
Sí
7. Redacta los textos respetando las reglas ortográficas y gramaticales
Escribe correctamente para que tus formularios sean fáciles de entender, ya que los errores ortográficos interrumpen la fluidez de la lectura. Estas son algunas normas que puedes considerar:
- Respeta el correcto uso de mayúsculas en los nombres o títulos de tus formularios.
Ejemplo:
No: PRESENTACIÓN DEL DISEÑO DE LA POLÍTICA NACIONAL DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Sí: Presentación del diseño de la Política Nacional de Transformación Digital
- Tilda las palabras que correspondan.
Ejemplo:
No: Numero de telefono
Sí: Número de teléfono
- Respeta la concordancia entre el género y número de las palabras.
Ejemplo:
No: Completa esta formulario para registrar tus asistencia.
Sí: Completa este formulario para registrar tu asistencia.
- Recuerda que una oración incluye el uso de un verbo.
Ejemplo:
No: Sesión el lunes 3 junio a las 9:30 a. m.
Sí: La sesión se realizará el lunes 3 de junio a las 9:30 a.m.
Hay diversas herramientas de apoyo en Internet que puedes usar para mantener una buena redacción, entre ellas:
Las recomendaciones lingüísticas de la Fundación para el Español Urgente (Fundeú).
8. Usa el lenguaje ciudadano para textos más cercanos y claros
Para el uso de las plataformas del Estado como Gob.pe y Facilita, el lenguaje o estilo de escritura que busca ser claro, directo y conciso, también se llama “lenguaje ciudadano”.
Es importante redactar nuestros formularios con un lenguaje claro y sencillo para que todas las personas puedan entender la información. Si el texto es demasiado técnico o complejo, puede dificultar su comprensión y hacer que pierdan interés.
Entre las principales consideraciones de este tipo de escritura, se encuentran:
- Usa la voz activa.
Oraciones como “Llena este formulario...”, “Inscríbete a la sesión...” o “Verifica si te corresponde el bono...” usan la voz activa, lo que ayuda a que la persona entienda claramente qué debe hacer. Al dirigirnos directamente a quien necesita la acción, hacemos que la información sea más clara y fácil de seguir.
Ejemplo:
No: Las personas interesadas en el evento debes inscribirse a través de este formulario.
Sí: Inscríbete al evento a través de este formulario.
- Evita el uso de la tercera persona.
Usar la tercera persona puede hacer que el mensaje se sienta lejano o confuso, ya que puede dar la impresión de que hay otra persona involucrada.
Ejemplo:
No: El formulario debe ser completado. (Aquí no queda claro quién debe completar el formulario).
Sí: Completa el formulario.
Siempre es mejor usar un lenguaje directo y sencillo para que las personas sepan exactamente qué hacer.
- Elige palabras sencillas y explícitas
Es importante usar palabras simples y concretas para aseguramos de que nos entienda la mayoría de personas. Las palabras complicadas pueden confundir y alejar al lector.
Ejemplo:
No: Existen numerosas maneras de coadyuvar.
Sí: Puedes ayudar de distintas maneras.
Mientras más claro y simple sea el mensaje, más personas podrán entenderlo.
- Evita presentar ideas en negativo
Hacer un trámite puede ser complicado o generar dudas, especialmente la primera vez. Por ello, usar un lenguaje positivo puede contribuir a que las personas tengan una mejora experiencia y reconozcan que pueden alcanzar sus objetivos al realizar un trámite, como sacar duplicado de su DNI o solicitar la licencia de funcionamiento para su negocio.
Ejemplo:
No: Si no eres el representante legal de la empresa, no podrás...
Sí: Si eres un tercero autorizado para hacer el trámite, necesitarás traer contigo...
- Usa pronombres.
A nadie le gusta leer un texto muy extenso cuando se trata de entender un trámite o servicio, es por esta razón que una de tus mejores armas para reducir la extensión de tus oraciones y párrafos son los pronombres.
Los pronombres pueden clarificar la sintaxis y acortar el texto.
Ejemplo:
No: Deberás completar el formulario. Una vez completado el formulario, recibirás un correo de confirmación.
Sí: Completa el formulario. Después de enviarlo, recibirás un correo de confirmación.
Puedes revisar más información en la Guía sobre lenguaje ciudadano de Gob.pe.