Guía de usuarios de Gob.pe

Malas prácticas en la creación de usuarios y uso de correos

Para garantizar la seguridad y trazabilidad en la plataforma Gob.pe, es importante evitar ciertas malas prácticas al crear usuarios y usar correos electrónicos para estos.

Si tienes entre tus responsabilidades la gestión de usuarios de la sede digital de tu entidad, a continuación, revisa esta recopilación de las malas prácticas más comunes y cómo evitarlas:

1. Creación de usuarios genéricos

Los usuarios genéricos como "admin" o "usuarioGob" no están asociados a una persona específica. Lo mismo ocurre con los asignados a toda una dependencia como "Secretaría General" o "Mesa de Partes", que son cuentas compartidas por varias personas. Estas prácticas dificultan la asignación de responsabilidades y aumentan el riesgo de accesos no autorizados.

Cómo evitarlo:

Asegúrate de que cada cuenta esté vinculada a una persona identificable (nombre y apellido). Cada cuenta es personal.
Evita el uso de cuentas compartidas o genéricas. Gob.pe permite la creación ilimitada de usuarios, así que puedes crear los que sean necesarios.

2. Creación de usuarios repetidos

Los usuarios duplicados generan confusión y pueden provocar accesos no autorizados o actividades fraudulentas.

Cómo evitarlo:

Realiza revisiones periódicas de las cuentas activas para evitar duplicados.
Cada usuario debe tener una única cuenta, asociada a un correo electrónico único de uso personal, de preferencia institucional.
Retira los permisos permanentemente a las cuentas duplicadas, cambiando sus permisos a "ninguno". Estas cuentas no deben ser reactivadas.

3. Uso incorrecto de correos electrónicos

Utilizar correos electrónicos genéricos o temporales, como gobpecomunicaciones@gmail.com o tecnologias1@entidad.gob.pe, dificulta el seguimiento de las actividades. Además, el uso de correos personales como Gmail, Hotmail u otros de uso no institucional puede comprometer la seguridad y trazabilidad de la información.

Cómo evitarlo:

Asegúrate de que cada cuenta esté vinculada a un correo institucional personal o único, siempre asociado al nombre propio del usuario. Si tu entidad aún no maneja correos institucionales, de manera excepcional, utiliza un correo que cumpla con la siguiente estructura: nombredefuncionario.nombredeentidad@gmail.com (ejemplo: jorgeperez.munisantacoba@gmail.com). Este correo deberá ser utilizado exclusivamente para las actividades oficiales hasta que puedan actualizarlo por uno institucional oficial.
Mantén actualizados los correos electrónicos y asegúrate de que solo usuarios autorizados tengan acceso a ellos.

4. Creación de usuarios con nombres incompletos

Los usuarios con nombres incompletos dificultan la verificación de identidad y generan confusión en la asignación de responsabilidades, lo que aumenta el riesgo de fraudes o errores.

Cómo evitarlo:

Registra el nombre y apellido completos de cada usuario.
Revisa periódicamente tus usuarios para asegurarte de que todas las cuentas estén asignadas a un usuario identificable con sus nombres completos.

5. Reactivación de cuentas inhabilitadas

Reactivar cuentas de usuarios que están inactivas o cambiadas al permiso “ninguno” puede representar un alto riesgo de accesos no autorizados y comprometer la seguridad de la plataforma.

Cómo evitarlo:

Antes de reactivar cuentas inactivas o con permiso “Ninguno”, asegúrate de que los usuarios siguen trabajando en tu entidad. Ten en cuenta que, si los usuarios son genéricos, debes realizar una validación y actualizar los datos de la cuenta.
Crea una nueva cuenta personalizada para cualquier nuevo usuario que deba tener acceso, en lugar de reactivar cuentas antiguas.
Mantén un registro actualizado de los usuarios activos en Gob.pe y asegúrate de dar de baja a aquellos que ya no forman parte del equipo, colocándoles el permiso “Ninguno”. Esto evita que queden cuentas inactivas que podrían ser solicitadas para reactivación por error.
Establece un proceso claro para la baja formal de usuarios en Gob.pe dentro de tu entidad.

6. Permisos inadecuados

Otorgar permisos inadecuados o no actualizarlos cuando cambian las funciones de los usuarios puede generar riesgos innecesarios.

Cómo evitarlo:

Asegúrate de asignar permisos acorde con las funciones y responsabilidades actuales de cada usuario.
Realiza revisiones periódicas para revisar y actualizar permisos, según sea necesario, para garantizar la seguridad de la plataforma.
Si un usuario ya no es responsable de la carga de contenidos, desactiva permanentemente su cuenta cambiando sus permisos a "Ninguno". Esto evitará que la persona pueda hacer ediciones o publicaciones futuras en tu sede digital.

Seguir estas recomendaciones te ayudará a mantener tu sede digital y la plataforma Gob.pe seguras.