Marcos ágiles y herramientas de Design Thinking aplicables a servicios digitales
Herramientas ágiles
Las historias de usuario, epopeyas e iniciativas son herramientas que te ayudarán a estructurar el trabajo, responder a los cambios, crear informes de progreso y ayudar a seguir el plan dentro de grandes proyectos.
Historias de usuario
Esta herramienta permite al equipo registrar brevemente las cosas que necesita hacer para construir el servicio a través de la mirada del usuario. Estas historias indican el objetivo o requisito del usuario (¿por qué necesita usar el servicio que se está construyendo?) con lenguaje simple y de manera puntual (sin detalles).
Encajan perfectamente dentro del marco ágil. El equipo puede trabajarlos durante un sprint o introducirlas en el backlog del Kanban y ejecutarlas según su flujo.
Asegúrate de que cada miembro del equipo las use para:
- Estar atento a todo lo que se necesita hacer.
- Pensar en su trabajo desde una perspectiva del usuario.
- Debatir su trabajo con colegas.
- Priorizar su trabajo.
Siempre deben incluir:
- Actor: la persona que usa el servicio.
- Narrativa: para qué el usuario necesita el servicio.
- Meta: por qué lo necesita el usuario.
Puedes usar este formato para escribir las historias del usuario: "Como un/a… (¿Quién es el usuario?) Necesito/quiero/espero… (¿Qué es lo que el usuario necesita hacer?) Para que… (¿Por qué el usuario quiere hacer esto?)”
La meta es la parte más importante de la historia del usuario ya que te ayuda a:
- Asegurarte de que estás resolviendo el problema correcto.
- Decidir cuándo se termina la historia y se ha cumplido la necesidad del usuario.
Si te es difícil escribir la meta, reconsidera por qué crees que necesitas esa característica.
También puedes incluir algunos criterios de aceptación, por cada historia del usuario, para verificar si el servicio satisface las necesidades del usuario. Puedes vincular estos criterios a cualquier evidencia (como hojas de cálculo y diagramas) que lo apoye.
Usa este formato para escribirlos: "Está listo cuando…”
¿Cómo guardarlas?
Registra cada historia en una tarjeta y dale un título. Pueden ser:
Las historias de usuario se reúnen sin prioridad en la lista de tareas generales para desarrollar tu servicio. Luego, pasan de manera priorizada a la lista de tareas del sprint durante el Sprint Planning.
Epopeyas
Son grandes cantidades de trabajo que pueden dividirse en tareas específicas (historias de usuario relacionadas e interdependientes) según las necesidades de los usuarios finales. Las epopeyas ayudan a organizar el trabajo, gestionar y crear una jerarquía de tareas. Además, en grandes proyectos, permiten que vayas presentando tareas cumplidas y continuar brindando valor en base a los comentarios de los usuarios. En tanto, se sigue trabajando en el resultado final.
Las epopeyas requieren más de un par de semanas para desarrollar o testear y pueden involucrar a varios equipos. Divide en historias más pequeñas que el equipo pueda completar en una iteración.
Al crear una epopeya, ten en cuenta estos puntos:
- Creación de informes: crea epopeyas para los proyectos que querrán tener monitoreados.
- Narración: usa las epopeyas e historias para contar cómo llegaste al estado actual de una función, producto o servicios.
- Cultura: la cultura de la entidad determinará el tamaño y el nivel de detalle.
- Tiempo: ten en cuenta que las epopeyas durarán un par de semanas.
Iniciativas
Es un nivel de organización por encima del anterior, ya que son un conjunto de epopeyas que guían hacia un objetivo común. En muchas ocasiones, una iniciativa recopila epopeyas de varios equipos para lograr una meta más ambiciosa y extensa. Para cumplirla, serán necesarios varios trimestres o hasta un año.
Team walls
Se trata de un muro (presencial o virtual) en el que puedes mantener un registro visual del trabajo: por hacer, en proceso y terminado. Ayuda a la colaboración en el equipo y permite que otras personas en la entidad vean el avance. Puedes usar Trello para crear tu muro.
¿Cómo funciona?
- Escribe partes individuales de tu trabajo en una tarjeta/post-it/papel (o en tu muro digital) y pégala en la pared.
- Agrega otras tarjetas que representan las diferentes etapas de producción del servicio.
- Luego puedes mover las tarjetas conforme avancen en las siguientes etapas.
- Muestra todo en lo que tu equipo está trabajando, en qué momento se encuentra y los próximos trabajos.
¿Qué poner en tu team wall?
El muro variará de acuerdo al servicio que construyas, pero generalmente debe incluir:
- El trabajo que actualmente realiza el equipo.
- El trabajo que aún no ha empezado.
- El trabajo completado.
También debes usarlo para hacer el seguimiento de:
- El progreso con respecto a tus objetivos e indicadores (KPI) con datos en el momento.
- Grandes obstáculos u otras cosas que impidan la entrega o terminar el trabajo, son más conocidos como bloqueadores (blockers).
- Cualquier riesgo o problemas encontrados.
- Fechas de entrega importantes.
¿Para qué ayuda un team wall?
- Mapear los problemas que estás explorando.
- Juntar el trabajo y ver su progreso.
- Gestionar el trabajo que has aceptado realizar.
- Compartir información de manera rápida y pública.
- Fomentar la comunicación y colaboración entre tu equipo y el resto de la entidad.
Tener este muro al día te permite:
- Tener un punto focal para que el equipo mire y comente durante las reuniones.
- Tomar decisiones basadas en una visión general del trabajo.
- Administrar y medir el flujo de trabajo, además de detectar problemas que lo están retrasando.
- Promover la transparencia y conversación al mostrar a todos el estado del trabajo.