Marcos ágiles y herramientas de Design Thinking aplicables a servicios digitales
Scrum
Es un marco de trabajo con un conjunto estandarizado de conceptos, prácticas y criterios, que ayuda a los equipos a generar valor a través de soluciones que se adaptan a problemas complejos. Es decir, es una forma de hacer el trabajo en equipo, avanzando por ciclos, en continua experimentación y retroalimentación.
La idea es dividir el proceso incremental de un servicio en bloques de trabajo o ciclos temporales con tareas simples, pero priorizadas según el valor que le darán al usuario. A estos ciclos se les conoce como Sprints (generalmente duran 2 semanas) y su objetivo es ofrecer un valor significativo en cada entrega.
El equipo debe comprender el objetivo del sprint antes de comenzar a trabajar. Al final de cada ciclo, las características seleccionadas deben completarse y agregarse al servicio. Asimismo, la retroalimentación en cada sprint permite adaptarse durante el proceso.
Para un uso exitoso, según la Guía Scrum 2020, se busca que las personas que lo adopten apliquen estos valores:
- Compromiso: en lograr sus objetivos y apoyarse entre los miembros del equipo.
- Enfoque: en el trabajo del sprint para lograr el mejor progreso posible.
- Apertura: todos los involucrados están abiertos sobre el trabajo y los desafíos.
- Respeto: entre sus miembros como personas capaces e independientes.
- Valentía: para hacer lo correcto y trabajar en problemas difíciles.
Los miembros del equipo aprenden y exploran estos valores a medida que trabajan bajo este marco.
¿Cuándo usarlo?
Se recomienda usar Scrum en proyectos nuevos e innovadores, en lugar de aquellos en fase de mantenimiento o heredados. Úsalo al:
Crear un nuevo producto o servicio. Mejorar características existentes. Agregar nuevas funciones en cada sprint.
Kanban
Es un método Lean, que se usa también para la gestión de proyectos, en el cual se dividen los pasos de un proceso repetitivo en etapas claras. Su objetivo es identificar ineficiencias y posibles atascos para que los equipos los solucionen rápidamente, así como mejorar las prácticas de trabajo actuales para equilibrar el flujo de trabajo.
Es sumamente visual ya que el avance del trabajo se observa en un tablero de tareas (físico o digital): las columnas representan cada paso a seguir (por hacer, en proceso y terminado) y las tarjetas muestran las actividades a realizar. Al mirar el tablero, todos los miembros tendrán una visión completa del estado de cada parte del trabajo. Esto también permite que el equipo se auto organice en torno al trabajo.
Recuerda que las columnas del tablero son flexibles. A las ya mencionadas, se pueden agregar otras como "solicitado", "atraso", "analizando", "probando", etc. Cualquier etapa recurrente del proyecto puede convertirse en una columna.
6 prácticas básicas del método Kanban
- Visualizar el flujo de trabajo.
- Limitar el trabajo en curso.
- Gestionar el flujo de trabajo.
- Retroalimentación y mejora continua.
- Mejorar a través de la colaboración.
- Hacer explícito quién hace qué, cómo se deben plantear los problemas y las fechas para completar las tareas.
Beneficios
- Ciclos de tiempo más rápidos: analizar los tiempos (desde el inicio hasta el final de una tarea) permite identificar atascos y decidir quién puede intervenir para resolverlos.
- Planear con flexibilidad: se puede retroceder en el flujo de trabajo y volver a priorizar una etapa si es necesario.
- Mejora en la previsibilidad: se asignan recursos de manera adecuada, reducen tareas innecesarias y optimiza la carga de trabajo para mejorar la previsibilidad.
- Mejora en la satisfacción del usuario: la calidad no se perjudica al buscar flujos de trabajo rápidos. Así, los usuarios obtienen mejoras en menos tiempo.
¿Cuándo usarlo?
El Kanban está orientado a mejorar la entrega de productos y servicios, así como a priorizar su entrega en el menor tiempo posible, por lo que se recomienda usar en:
- Proyectos de mantenimiento.
- Cuando tu equipo necesita reaccionar rápido a prioridades cambiantes. Ej: al hacer test en vivo.